人事管理系統(tǒng)與考勤機(jī)接口實(shí)現(xiàn)研究
人事管理系統(tǒng)與考勤機(jī)接口實(shí)現(xiàn)研究
摘要：考勤作為一個(gè)單位的基礎(chǔ)管理，越來越受到重視，傳統(tǒng)的考勤模式為人工考勤，人工考勤靠專人書面登記，存在許多主觀、人為因素，往往最終不能令管理層取得真實(shí)的考勤結(jié)果資料，甚至不能起到基本的約束作用。因此，人事管理系統(tǒng)結(jié)合具有專業(yè)性、安全性、獨(dú)立性、實(shí)用性、完善性的彩屏指紋考勤機(jī)，對員工上下班的刷卡記錄進(jìn)行管理保存，形成員工真實(shí)的考勤數(shù)據(jù)，考勤管理人員將考勤數(shù)據(jù)下載到人事管理系統(tǒng)軟件后，結(jié)合員工的基礎(chǔ)信息進(jìn)行匹配和處理，最后形成員工的考勤管理表。對人事管理系統(tǒng)結(jié)合考勤機(jī)實(shí)現(xiàn)考勤管理進(jìn)行了研究，并對系統(tǒng)考勤管理功能模塊進(jìn)行了分析與設(shè)計(jì)。人事管理系統(tǒng)與考勤機(jī)接口的實(shí)現(xiàn)，有利于人事管理中考勤管理的正確性、公正性和公開性，并解決了傳統(tǒng)手工簽到管理中所存在的問題。
引言
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的公司和企業(yè)對員工考勤實(shí)行了信息化管理，使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)代替復(fù)雜的手工方式來管理考勤事務(wù)。人事管理系統(tǒng)結(jié)合考勤機(jī)可以有效地管理公司員工的出勤情況，規(guī)范人事制度管理，保證公司的正常工作，是人事管理的重要組成部分。因此，研究人事管理系統(tǒng)與考勤機(jī)接口的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)有著十分重要的意義。人事管理系統(tǒng)與考勤機(jī)的結(jié)合使用，最終使得從讀取員工的考勤信息、當(dāng)日考勤結(jié)果整理直到考勤結(jié)果統(tǒng)計(jì)的一系列操作能夠順利完成。對比傳統(tǒng)考勤統(tǒng)計(jì)方法，可知它對提高企業(yè)工作效率有著重要貢獻(xiàn)。
傳統(tǒng)考勤管理一般采取手工簽到的方式，這種方式一方面存在很多缺陷，比如：補(bǔ)簽、代簽、漏洞、簽到數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不真實(shí)等問題，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性依賴于員工的自覺性;另一方面，對考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理增加了考勤管理人員的工作強(qiáng)度。人事管理系統(tǒng)與考勤機(jī)接口實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)了考勤管理的準(zhǔn)確性、公開性和公正性。用戶根據(jù)員工上下班在考勤機(jī)上的刷卡登記記錄，結(jié)合員工的基礎(chǔ)信息進(jìn)行匹配和處理，最后形成員工的考勤管理表，用戶可以批量統(tǒng)計(jì)員工的遲到、早退和缺勤情況，也可以查看指定員工的考勤信息。解決了公司和企業(yè)人事管理中考勤管理工作強(qiáng)度大的問題，也解決了手工簽到管理中的代簽、補(bǔ)簽及簽到時(shí)間不準(zhǔn)確等問題。
1系統(tǒng)考勤管理功能分析
1.1考勤管理功能結(jié)構(gòu)
基于越來越多的公司和企業(yè)對員工考勤管理的需要，要實(shí)現(xiàn)員工的日常考勤管理，人事管理系統(tǒng)與外接的考勤數(shù)據(jù)要有數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與交互式應(yīng)用。通過指紋式或人臉識別等類的外接考勤設(shè)備采集到用戶的考勤信息后，形成考勤信息數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)要建立數(shù)據(jù)接口，能夠識別和處理員工的考勤數(shù)據(jù)信息，完成員工的日常考勤、加班信息、出勤信息、請假信息等的編輯、統(tǒng)計(jì)和打印輸出報(bào)表，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。同時(shí)提供查詢功能，根據(jù)員工的姓名、編號、部門等信息，實(shí)現(xiàn)信息查詢。
1.2考勤管理工作流程
考慮到用戶在考勤管理工作中的一般流程和需求，基于系統(tǒng)上位軟件的設(shè)計(jì)，考勤管理工作主要分3個(gè)層次：采集層、管理層、數(shù)據(jù)層。第一層次負(fù)責(zé)考勤機(jī)采集數(shù)據(jù);第二層次是將考勤數(shù)據(jù)下載到人事管理系統(tǒng)軟件上，主要包括數(shù)據(jù)處理模塊、數(shù)據(jù)查詢模塊、報(bào)表生成模塊，這三大模塊是考勤管理模塊的核心，實(shí)現(xiàn)了考勤管理的主要功能;第三層次主要由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)組成，完成各類考勤數(shù)據(jù)的管理工作。具體管理流程如下：系統(tǒng)用戶進(jìn)入考勤管理界面后，切換到簽到明細(xì)表頁面，點(diǎn)擊【導(dǎo)入】按鈕，用U盤下載存儲考勤機(jī)采集到的數(shù)據(jù)，把U盤插入電腦中，導(dǎo)入U盤里員工的考勤記錄表，雙擊某個(gè)員工記錄，進(jìn)入“考勤信息編輯”窗口，這里用戶只能編輯員工的考勤類型、考勤制度、入職日期、出生日期、聯(lián)系電話等基礎(chǔ)信息，而對簽到時(shí)間、部門、編號、卡片號碼不能進(jìn)行修改操作，從而確保了考勤數(shù)據(jù)的公正性、準(zhǔn)確性、透明性進(jìn)而使整個(gè)人事管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效、準(zhǔn)確地管理目標(biāo)。其總體流程如圖1所示。
1.3用戶界面
從人事管理系統(tǒng)軟件如何獲取處理考勤機(jī)采集的數(shù)據(jù)角度進(jìn)行分析，設(shè)計(jì)用戶界面如圖2所示。用戶界面采用標(biāo)準(zhǔn)工具欄設(shè)計(jì)方法，使用戶能夠很容易地看清楚考勤管理結(jié)構(gòu)，工具欄列出了系統(tǒng)的主要功能，使用戶很方便快捷地進(jìn)行操作管理。通過用戶界面窗體，用戶在查詢框中輸入姓名、編號或者部門后，在員工考勤表中即可快速顯示所查找的員工考勤信息，也可打印輸出報(bào)表。
2系統(tǒng)考勤管理功能模塊設(shè)計(jì)
2.1數(shù)據(jù)處理模塊
此功能模塊主要是對原始考勤數(shù)據(jù)的維護(hù)和處理。因考慮到數(shù)據(jù)安全性，原始考勤記錄只能增加信息不能刪除和修改原有數(shù)據(jù)。從指定或全部考勤機(jī)采集員工的考勤原始數(shù)據(jù)，可為考勤處理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。由于考勤原始數(shù)據(jù)隨著時(shí)日的增長其數(shù)據(jù)量會變得非常龐大，為了加快系統(tǒng)的考勤處理速度，需要將已經(jīng)處理過的考勤原始數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔備份，清除已處理過的數(shù)據(jù)，在需要時(shí)可以從備份數(shù)據(jù)重新調(diào)出進(jìn)行處理。根據(jù)采集的考勤原始數(shù)據(jù)、員工證件號、角色、識別模式和對員工指派的考勤方案對采集來的考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，生成員工的出勤情況表。
2.2報(bào)表生成模塊
可以查詢一定時(shí)間內(nèi)員工的正常上班、遲到、早退、缺勤情況并輸出報(bào)表，以供人事管理部門對員工進(jìn)行考核，為發(fā)放工資提供依據(jù)及參考。也可以對全部員工或指定部門的員工進(jìn)行查詢并打印輸出報(bào)表。
2.3數(shù)據(jù)查詢模塊
所有用戶都具有對統(tǒng)計(jì)處理后的考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢的權(quán)限。用戶可以查詢指定時(shí)間內(nèi)本人的出勤情況，并導(dǎo)出報(bào)表;可以指定日期范圍進(jìn)行查詢，可以對全部員工或指定部門的員工進(jìn)行查詢。查詢指定員工在一定時(shí)期內(nèi)的考勤數(shù)據(jù)，該功能主要為員工對出勤情況有異議時(shí)提供數(shù)據(jù)幫助，可以按日期時(shí)間輸出詳細(xì)的考勤打卡記錄。
3系統(tǒng)考勤管理功能模塊實(shí)現(xiàn)
3.1數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)
從用戶需求及人事管理系統(tǒng)與考勤機(jī)接口實(shí)現(xiàn)角度考慮，對需要保存的信息進(jìn)行分析，然后設(shè)計(jì)出合理的表。其結(jié)構(gòu)如表1所示。
3.2可行性分析與實(shí)現(xiàn)
系統(tǒng)的一個(gè)難點(diǎn)是如何對員工的指紋登記和日常出勤記錄進(jìn)行篩選、如何進(jìn)行出入刷卡記錄的匹配以及如何從大量刷卡數(shù)據(jù)中高效、快捷地提取數(shù)據(jù)，即如何對考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、匹配算法和統(tǒng)計(jì)處理。系統(tǒng)首先批量導(dǎo)入刷卡記錄，按工具欄的【統(tǒng)計(jì)】按鈕，將自動(dòng)在表單框的最后追加“備注”一列，并計(jì)算出員工的出勤情況，標(biāo)明是遲到、早退或缺勤。其主要算法設(shè)計(jì)思路如下：適用于上下班(兩個(gè)時(shí)間點(diǎn))的公司，例如：9：00上班，開始考勤時(shí)間為7：00，18：00下班，結(jié)束考勤時(shí)間為23：00。上班后超過10分鐘簽到記遲到，上班后超過60分鐘簽到記缺勤，下班前提前10分鐘簽退記早退，下班前提前60分鐘簽退記缺勤。
該系統(tǒng)的另一個(gè)難點(diǎn)是如何解決與考勤機(jī)硬件的接口問題，即如何通過考勤機(jī)的USB接口直連電腦，將考勤數(shù)據(jù)下載到人事管理系統(tǒng)軟件上。系統(tǒng)采取了彩屏指紋考勤機(jī)的標(biāo)配通訊方式(U盤下載)，使用U盤導(dǎo)入員工信息，具體實(shí)現(xiàn)如下：
(1)把U盤插入考勤機(jī)，按考勤機(jī)上的MENU進(jìn)入考勤機(jī)菜單，選擇3或通過方向鍵把光標(biāo)移至【U盤管理】進(jìn)入U盤管理下級菜單，選擇1或是【下載數(shù)據(jù)】、【下載最近出入記錄】、【下載歷史出入記錄】或是【下載全部登記數(shù)據(jù)】，下載成功后U盤自動(dòng)生成“UserData”和“LogData”文件夾。
(2)把下載好員工信息的U盤插入電腦。
(3)登錄人事管理系統(tǒng)，點(diǎn)【日�？记凇堪粹o進(jìn)入考勤管理界面。
(4)點(diǎn)【導(dǎo)入】按鈕，打開U盤下載全部登記信息，打開文件夾，選擇文件名為NewGlog_0001_20130130082302、HisGLog_0001_20130130或是UserList，將員工登記信息批量導(dǎo)入到人事管理系統(tǒng)軟件中。
(5)編輯員工信息并保存�？呻p擊需要編輯和保存的登記號碼，在彈出的窗口編輯用戶基本信息，比如用戶姓名、性別、默認(rèn)考勤等。
(6)編輯保存后的信息會保存到本數(shù)據(jù)庫的考勤管理表中，點(diǎn)【刷新】按鈕，會在員工考勤表界面窗口顯示。對于經(jīng)過處理過的考勤數(shù)據(jù)，用戶可以打印輸出報(bào)表，也可以對全部員工或指定部門的員工進(jìn)行查詢。
系統(tǒng)從符合操作簡便、界面友好、靈活、實(shí)用、安全的要求出發(fā)，完成了考勤管理的全過程，包括考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)處理、報(bào)表生成、數(shù)據(jù)查詢等管理工作。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了讀取指紋考勤機(jī)的考勤記錄，并按照管理者設(shè)定的考勤規(guī)則進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)處理，生成了考勤統(tǒng)計(jì)報(bào)表。人事管理系統(tǒng)與考勤機(jī)接口的實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵在于利用指紋的唯一性，以杜絕員工上下班代打卡的行為，保證了考勤數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性，也樹立了良好的企業(yè)形象。
4結(jié)語
長期以來，繁瑣的考勤記錄整理、統(tǒng)計(jì)、查詢等工作，一直困擾著企業(yè)行政部門的工作人員，可以說考勤管理在生產(chǎn)管理過程中充當(dāng)著重要角色，考勤管理的效率對企業(yè)工作效率的提高起著舉足輕重的作用。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的公司和企業(yè)對職員的考勤管理都實(shí)行了信息化管理，使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)代替繁瑣的手工方式來管理考勤事務(wù)。基于此，開發(fā)一套能夠與考勤機(jī)進(jìn)行接口實(shí)現(xiàn)的人事管理系統(tǒng)，不僅能夠管理員工考勤信息，也能更好地提高企業(yè)的工作效率。（作者簡介：韋慶進(jìn)(1974-)，男，碩士，河池學(xué)院物理與電子工程系實(shí)驗(yàn)師，研究方向?yàn)殡娐废到y(tǒng)設(shè)計(jì)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用。）
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